A multitasking és a kontextusváltás ára

Egy átlagos szervezetben dolgozó átlagos munkatárs napja: megbeszélésről ki, megbeszélésre be. Egyik témáról vált a másikra. Amikor végre visszaül az asztalához egyszerre több dolgot is igyekszik megoldani … több kevesebb sikerrel. A te mindennapjaidnak is része a folyamatos multitasking és a kontextusváltás? Felmérted valamikor, hogy egyébként ez mennyire hatékony? S hogy vajon mi az az ár, amit meg kell fizetned érte? Mi lehet a kiút mindebből?

Az illúzió

Sokan ringatják magukat abban az illúzióban, hogy valójában ez a hatékony munkavégzés kulcsa, számos kutatás volt a témában, és egy korábban íródott összegző cikk arra mutat rá, hogy valójában közel 40%-os hatékonyságromlást eredményez ez a fajta munkavégzés.

Az ár, amit fizetünk ezért

A fent említett tanulmányok szerint ugyanis a multitaskinggal és a folyamatos kontextusváltással:

• Sokkal több időt vesz igénybe a feladatok megoldása, mint ha egymást követően végeznénk el őket.
• Sokkal több hibát vétünk, ha folyamatosan váltogatunk feladatok között, mint ha elejétől a végéig elvégeznénk egyet, majd a következővel folytatnánk.
• Komplex feladatok esetében a fenti kettő tényező, a ráfordított idő, és a hibalehetőség is megnövekszik.
• Mentálisan is sokkal jobban igénybe vesz minket a kontextusváltás. Biztosan megfigyelted már, hogy egy ilyen nap után elképesztően fáradtnak érzed magad szellemileg. Ehhez talán érdekes lehet ismerned az a vizsgálatot, ahol számítógépek működéséhez hasonlították az emberek időgazdálkodását. A kontextusváltások kapcsán azt találták, hogy a komoly munka elvégzéséhez minimalizálni kell a kontextusváltások számát.

Nem mindig arra van szükség, hogy többet tegyünk, hanem időnként pont arra, hogy kevesebb dolognak szenteljük a figyelmünket.

Nathan W. Morris

Egy coaching eset tanulságai

Az ügyfél a hatékonyságáról szeretne beszélni. Meg is nézzük, hogy egyáltalán mit jelent ez számára, és mitől aktuális neki ez a kérdés. Rengeteg dolga van, nem ér a teendői végére, nem érzi a nap végén, hogy volt értelme a napnak. Nincs haladás érzése, nem érzi, hogy letenne bármit is az asztalra. Majd egyszer csak bekúszik a beszélgetésünkbe az 1:1 beszélgetései témaköre. És az ügyfél úgy dönt, hogy akkor ezzel szeretne inkább foglalkozni.

Beugrik, hogy legutóbbi ülésünkön is ugyanez történt. Az ügyfél kitűzött magának egy célt, majd eszébe jutott valami tök más, és témát váltott. (Amire persze megállítottam, ránéztünk, hogy menjünk tovább, és mielőtt új vizekre eveztünk volna, abban maradtunk, hogy azért szintetizáljuk az előzőt.) Jeleztem neki, hogy észrevette-e, hogy hasonló történik, mint legutóbb. És hogy van-e szerinte ennek bármi köze ahhoz, amiről beszélgetünk: az ő produktivitása. Jött a nagy felismerés, hogy hát igen, ugyanez történik: mielőtt bármit befejezne, beesik valami új, és átkapcsol. Ami persze azt eredményezi, hogy a nap végén ott áll, és semmi nincs befejezve. Nem is tud megszületni az érzés, hogy értelme lett volna a napnak, hogy lenne miért büszkének lenni magára.

Beszélgetni kezdtünk arról, hogy akkor most mi legyen, végül az ügyfél úgy döntött, zárjuk le ezt a témát, majd nyissuk ki az újat, az 1:1-ek témáját. Lezártuk, majd megkérdeztem tőle, hogy van-e bármi abban, amit most csináltunk, ami őt segítheti a hétköznapokban? Hogy mielőtt továbbmentünk volna, szintetizáltuk és lezártuk az előző témát. Végül arra jutott, hogy kitesz a monitorjára egy emlékeztetőt, hogy be kell fejeznie az adott feladatot, mielőtt továbblépne.

Megkönnyebbült. Vállalta, hogy az elkövetkezendő ülésünkig, kipróbálja, milyen az, ha megpróbálja befejezni az adott feladatot. A változás első kis lépését megtette. Nem kell rögtön nagy, világmegváltó tervet szőni, egy ilyen apró lépés is el tudja indítani az új szokást.

Szabó Tamara
coach (MCC), teamcoach, organizational coach