Csapat-csapdák: Kommunikációs banánhéjak

Csapat-csapdák sorozatunkban olyan jelenségekkel foglalkozunk, amelyekkel a csapat saját eredményességét akadályozza. A kommunikáció is egykönnyen csapat-csapdává válhat. Az előző blogposztban azt vizsgáltuk, hogy a csapat többnyelvűsége milyen nehézségeket és lehetőségeket rejt magába. A többnyelvűség sokszor azonban „csak” felnagyítja azokat a kommunikációs nehézségeket, amelyek egyébként is felütik a fejüket egy csapatban – függetlenül attól, hogy egy vagy több nyelven zajlik a csapatban a kommunikáció. Nézzünk rá ezekre a nehézségekre, hogyan akadályozzák a csapat eredményességét, és hogy mit lehet tenni ezek áthidalására.

Már százszor megbeszéltük

Amikor már elmondtuk sokszor, és van, aki még mindig nem érti. Nagy frusztrációt szokott kiváltani csapattagokból. Mi is történik itt valójában?

Érdekes kettősség van manapság az információáramlás terén: csapat szinten éppúgy, mint szervezeti szinten:

• Információ-dömpingben éljük a mindennapjainkat, képtelenség mindent megjegyezni. Ami fontos, azt érdemes újra és újra elővenni. Amikor azt érezzük, hogy már százszor elmondtuk, akkor még legalább ennyiszer el kell.
• Információ-hiánytól szenvedünk: nem tudjuk azért jól ellátni a feladatunkat sokszor, mert nem jut el hozzánk minden információ. A jól informáltság egy szervezetben egyébként akár megtartó erő is lehet. A transzparenciát, a nyílt kommunikációt mindenki nagyra értékeli.

Ne feledkezzünk meg arról sem, hogy manapság a szervezeti valóság nem a stabil csapatoknak kedvez. Míg a régi csapattagok könnyen azt élik meg, hogy már százszor át lett beszélve egy probléma, az újak lehet, hogy csak akkor hallanak valamiről először.

Azt hittem, ez mindenkinek evidens

A legnagyobb baj a kommunikációval az az illúzió, hogy létrejött.

G. B. Shaw

Ismerős, amikor valakinek van valami olyan információja (pl: meglát egy olyan összefüggést, amit mások nem; rajta volt egy olyan levelezésen, amin a többiek nem), ami a közösbe behozva sokaknak ad, és teljesen más megvilágításba helyez dolgokat? Igen, ám, de ezt nem teszi, mert azt feltételezi, hogy a többiek is tudják mindezt. Nem rossz szándékból, szimplán csak azért, mert evidenciának kezeli a témát.

Egy lehetséges eszköz ennek áthidalására, hogy a témák átbeszélése során teret biztosítunk arra, hogy mindenki dobja be a nála meglevő információt. Így a fejekben ott lévő izolált tudás rövid időn belül közös tudássá transzformálható, és felhasználható a legoptimálisabb megoldás megtalálásához.

Elbeszélünk egymás mellett                                       

Azt hisszük értjük egymást, pedig nem. És erre csak akkor derül fény, amikor a félreértés problémát szül. Ha csak időnként megállunk, és ránézünk, ki mit értett meg ebből, akkor esélyünk van észlelni az ilyen fajta elcsúszásokat. Ez kimondottan fontos olyankor, amikor a kommunikáció több nyelven zajlik, és valaki fordít, vagy valaki hiányos nyelvtudással kell, hogy rekonstruálja az elhangzottakat.

Kommunikációs irányelvek hiánya

Nem árt, ha vannak. Érdemes megalkotni a csapat saját kommunikációs irányelveit. A megalkotás során figyeljünk arra, hogy ne legyen túl merev a rendszer, de adjon keretet, és referenciapontot a csapattagoknak. Mire érdemes irányelvet alkotni? Néhány ötlet, de bátran támaszkodhattok a csapat bölcsességére is egy ilyen kérdés kapcsán.

• Hogyan biztosítjuk, hogy mindenki véleménye bekerüljön a közösbe?
• Ha több nyelven kommunikálunk, hogy biztosítjuk, hogy mindenki képben legyen a lényegi dolgokkal, és közben semmi hasznos információ ne vesszen el?
• Mit kezdünk a megbeszéltekkel? Hogyan visszük tovább? (hogy a kommunikáció ne csak „üres” beszéd maradjon, hanem át is forduljanak a megbeszéltek csinálásba)
• Hogyan szeretnénk kezelni az érzelmi helyzeteket kommunikációs szempontból? (pl: először meghallgatjuk mindenkinek az álláspontját; aki nem érintett, az se húzza ki magát, segítse ötleteivel a helyzet fel/megoldását.)
• Hogyan biztosítjuk a fókuszáltságot?
• És hogyan érjük el azt, hogy időnként csak úgy beszélgessünk, strukturálatlanul, csak hogy képben legyünk azzal, miben van a másik és hogy legyen lehetőségünk kapcsolódni egymáshoz?

A csapatműködés kommunikációs aktusokon keresztül zajlik. Szóval nem árt figyelni rá, hogy csináljuk. A csapat önerőből is sokat tud tenni a megfelelő kommunikációért, ha elakadtok, akkor pedig érdemes lehet egy fejlesztő szakember támogatását kérni.

Szabó Tamara
coach (MCC), teamcoach, organizational coach