Vezetői kihívások #3: time menedzsment – eddig rosszul fogtuk meg?

Rengeteg sok technikai eszköz, time menedzsment témájú képzés áll vezetők rendelkezésére, mégis nagy kihívást jelent sok vezetőnek az idővel való bánásmód. Hogy lehet, hogy tehetséges, okos emberek, akik nagy szervezeteket visznek a hátukon, rengeteget tanultak már time managementről, mégsem jutnak egyről a kettőre? Lehet, hogy eddig rosszul fogtuk meg a kérdést?

Tegnapi logika?

A time management képzéseken manapság használt modellek és eszközök nem valami újkeletűek. Mi van, ha a tegnapi modellekkel és eszközökkel akarunk megfogni egy mai jelenséget? A time management kihívásai ma korántsem ugyanazok, mint 50 évvel ezelőtt.  Én nagyon fontosnak tartom, hogy ne a tegnapi logikánkkal közelítsük meg a ma kihívásait, olyannyira, hogy a cég jelmondataként is választottam Peter Drucker idézetét:

„Amikor minden változik, a legnagyobb veszély nem a változás maga, hanem az, hogy ha a tegnap logikájával akarunk szembenézni vele.” 

Mivel több coaching ügyfelemnél is a sok tudás és rutin ellenére komoly probléma az időgazdálkodás, elkezdtem elindulni ezen a vonalon. Mi van, ha újszerű megközelítés kell?

Amikor Rory Vaden ted-talkját meghallgattam, megvilágosodtam. A tegnapi logikánkkal közelítettük meg a kérdést. A Covey 7 szokása által rendkívül népszerűvé tett Eisenhower modell önmagában nem állja meg a helyét. Máshogyan kell hozzáállni az idő-kérdéskörhöz. Ami engem Vaden megközelítésében lenyűgözött:

• A klasszikus két dimenziós (sürgős-fontos) megközelítés mellett/helyett behoz egy harmadik dimenziót: a jelentőséget. Ez azt méri, a jövőnkre nézve milyen hatással van az adott tevékenység (például: ha ma megteszed, attól több időd lesz holnap).
• Az időgazdálkodás nem egy logikai feladvány, sokkal inkább érzelmi kérdés.
• Ebből kifolyólag az elakadás sokszor ott van, hogy nincs érzelmi engedélyünk megtenni olyan dolgokat, amitől holnap, de lehet, hogy közép- vagy hosszú távon több időnk lesz.

Vaden képlete (leegyszersűsítve)

Érzelmi engedélyek

Tehát különböző érzelmi engedélyekre van szükségünk. Így szinte nem is az időnket, hanem magunkat menedzseljük. Nézzük, melyek ezek az érzelmi engedélyek, és hogyan tudnak minket segíteni.

1. Érzelmi engedély arra, hogy elengedjünk bizonyos dolgokat. Ez azt jelenti, hogy NEMet mondunk tevékenységekre azért, hogy egyéb tevékenységekre IGENt mondhassunk. Ami nekem ilyenkor még coaching ügyfeleknél néha nagy felismerésekhez vezet, hogy a szokásos TO-DO lista helyett STOP-TO-DO listákat raknak össze az ügyfelek. Ez különösen nehéz azoknak ügyfeleknek, akiknek fontos, hogy másoknak örömöt szerezzenek. Hiszen nekik az a paradigmájuk, hogy ők akkor jók/értékesek, ha mások kéréseinek, igényeinek eleget tesznek. Ilyenkor fontos lehet magát a paradigmát is megtörni, felülírni.
   
2. Automatizálás: elsőre időt vesz el, igen. De ezt az időt egyszer kell rászánni, és aztán meghálálja magát. Az adott tevékenység ezt követően lényegesen kevesebb időt fog igénybe venni.
   
3. Delegálás: a delegálás elmaradása mögött sokszor a bizalom hiánya, vagy a kontroll érzete áll. „Más úgysem tudja rendesen megcsinálni”, „Akkor lesz jó, ha én csinálom meg”. Ismerős mondatok? Ahhoz, hogy valaki tudjon delegálni, meg kell tudja adni az érzelmi engedélyt, hogy a feladat kimenetele ne legyen tökéletes. Hosszútávon nagyon nem fenntartható az az ár, amit a tökéletességért ilyenkor egy-egy vezető megfizet. (Ebbe a kategóriába tartozik még a tudatos halogatás is, aminek áldásos hatásairól egy későbbi blogposztban olvashatsz majd.)

+1

Én plusz egy dologgal kiegészítem még Vaden képletét. Tudatos figyelem arra, hogy milyen feladatok inspirálnak. Azaz, melyek azok a tevékenységek, amelyek folyamatosan visszatermelik az energiát. Érdemes ezekből betenni a mindennapokba annyit, hogy elég lendületet adhassanak az előttünk álló naphoz/héthez.  

Ha mindezeket elkezded alkalmazni, az biztosan érzékelhető hatást fog gyakorolni az időhöz való viszonyodra. Szóval hajrá, mire vársz még?!

Szabó Tamara
coach (MCC), teamcoach, organizational coach